Zeiterfassung: Was muss man alles wissen?
Geht es darum, wie die Erfassung der Arbeitszeiten eines Unternehmens in Deutschland gestaltet werden müssen, sollte vor allem auf das Urteil geschaut werden, welches durch den Europäischen Gerichtshof im Mai des Jahres 2019 verkündet wurde. Dieses bedingt schließlich, dass sich alle deutschen Unternehmen mit diesem Thema in Zukunft intensiv auseinandersetzen müssen.
Zwar ist eindeutig geregelt, welchen Kern das Konzept der Arbeitszeiterfassung aufweist, jedoch existieren in diesem Zusammenhang zahlreiche Regelungen, Neuerungen, Gesetze und Methoden, sodass sich die Zeiterfassung als überaus komplexer Bereich zeigt.
Aus diesem Grund erklärt der folgende Artikel, welche Punkte in Verbindung mit Zeiterfassung heute grundsätzlich bekannt sein sollten.
Zeiterfassung – Was wird darunter verstanden?
Die Zeiterfassung verfolgt das Ziel, die Arbeitszeit, die von Mitarbeitern in einem Unternehmen geleistet wird, korrekt und professionell aufzuzeichnen. Notiert werden im Rahmen der Zeiterfassung dabei beispielsweise der Anfang und das Ende der Arbeitszeit, inklusive der Personalnummer oder des Mitarbeiternamens, damit die jeweiligen Zeiten richtig zugeordnet werden können.
Die so gewonnenen Daten können im Nachhinein für unterschiedliche Zwecke verwendet werden, zum Beispiel, um Überstunden zu berechnen oder die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Darüber hinaus dienen sie jedoch auch der Erstellung von Analysen im Bereich der Produktivität, deren Ergebnisse genutzt werden können, um Optimierungen bei organisatorischen Prozessen vorzunehmen und Verbesserungspotentiale aufzudecken.
Heute existiert dabei eine Vielzahl von Methoden, die genutzt werden können, um Arbeitszeiten detailliert zu erfassen, ob innovative Zeiterfassungssoftware oder simple Excel-Tabellen. Unternehmen müssen dabei für sich das System finden, welches für sie am besten geeignet ist, sowohl hinsichtlich des vorhandenen Budgets als auch den individuellen Anforderungen und der Anzahl an Mitarbeiter.
Warum ist die Zeiterfassung sinnvoll?
Mithilfe der Zeiterfassung lässt sich nicht nur die Lohnbuchhaltung wesentlich vereinfachen. Sie stellt auch für HR-Manager einen großen Vorteil bei der Verwaltung dar. Neben diesen unternehmensinternen Vorteilen erfüllen Arbeitgeber durch die Durchführung der Zeiterfassung natürlich auch ihre gesetzliche Nachweispflicht.
Da stets ein praktischer Überblick über die Arbeitszeiten und damit auch die Produktivität von Mitarbeitern besteht, lassen sich sowohl Minusstunden als auch Fehlzeiten im Geschäftsalltag reduzieren. Prozesse und Ressourcen können darüber hinaus optimaler genutzt werden.
So mag es im ersten Moment so wirken, als würde die Zeiterfassung lediglich auf Seite des Arbeitgebers für Vorteile sorgen. Allerdings profitieren die Arbeitnehmer ebenso von der Erfassung ihrer Arbeitszeit. Schließlich erhalten sie durch diese einen Nachweis darüber, wie viele Überstunden sie geleistet haben. So können sie diese im Rahmen eines Freizeitausgleiches abbauen oder sie sich auszahlen lassen.
Zahlreiche Methoden für die Arbeitszeiterfassung
Die Basis für die Regelungen zu den Arbeitszeiten und der Zeiterfassung stellt in Deutschland das Arbeitszeitgesetz dar. Allerdings müssen sich Unternehmen seit der Entscheidung des EuGHs aus dem Mai des Jahres 2019 mit diesen Themen noch intensiver befassen – dies betrifft vor allem eine professionelle Umsetzung der Vorgaben.
Grundsätzlich stehen viele unterschiedliche Methoden zur Auswahl, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht. Heutzutage ist jedoch die traditionelle Stechuhr aus früheren Zeiten kaum noch in Unternehmen zu finden. Vielmehr werden innovative Tools zur Zeiterfassung genutzt, wie etwa eine mobile Zeiterfassung per App oder eine Online-Zeiterfassung. Es gibt jedoch auch noch einige deutsche Unternehmen, welche die Erfassung der Arbeitszeiten noch immer in Form von händischen Stundenzetteln oder Excel-Tabellen vornehmen.
