Mahnung schreiben

Mit Mahnung Zahlungen einfordern: Pflichtangaben & Grundlegendes zur Vorstufe fürs Inkasso

Eine Mahnung auszustellen ist für Unternehmer und Kunden keine schöne Angelegenheit. Dennoch kann sie notwendig sein, wenn offene Posten für erbrachte Leistungen nicht beglichen werden. Soloselbstständige verzichten häufig auf das Schreiben einer Mahnung, in der Hoffnung, dass das Geld für die Dienstleistung irgendwann eintrudelt. Der Aufwand, das Dokument zu erstellen, erscheint auf den ersten Blick groß. Dennoch ist das Aufschieben keine gute Idee, denn an einem Punkt droht die gesetzliche Verjährungsfrist zu greifen. Um dann nicht auf den ausstehenden Beträgen sitzenzubleiben und Leistungen gratis erbracht zu haben, sendet eine Mahnung ein Ausrufezeichen und macht das Recht zum Eintreiben der Forderungen klar. Welche Pflichtangaben eine Mahnung enthalten muss und wie viele Mahnungen zu schreiben sind, fasst dieser Beitrag zusammen.

Gründe für das Ausstellen von Zahlungserinnerungen & Mahnungen

Um mit dem Unternehmen einen Gewinn zu erwirtschaften, ist das Schreiben von Rechnungen für erbrachte Leistungen unerlässlich. Anders, als es beim Einkauf von Brötchen beim Bäcker vor Ort ist, wird die Rechnung nicht zum Zeitpunkt der ausgesprochenen Forderung bezahlt. Dafür gibt es das Zahlungsziel, bis zu welchem Kunden den geforderten Betrag ausgleichen müssen. In der Hektik des Alltags kann es passieren, dass eine per Post oder E-Mail versandte Rechnung liegenbleibt. Außerdem ist es möglich, dass der Kunde Klärungsbedarf zu einzelnen Positionen hat, es aber vergisst, Rücksprache mit dem Unternehmer zu halten. Kann keine Zahlung auf dem Geschäftskonto verbucht werden, ist dies für den Unternehmer Anlass, um das Forderungsmanagement in Gang zu setzen. Hierbei empfiehlt es sich, zunächst das Gespräch mit dem säumigen Kunden zu suchen. Ein kurzes Telefonat kann schon Wunder bewirken.

Zahlungsaufforderung vs. Mahnung: Definition, Unterschiede & Reihenfolge

Hilft alles nichts und lässt das Geld weiter auf sich warten, ist es Zeit für eine Zahlungsaufforderung. Ein freundlicher Ton ist hierbei oberstes Gebot. Die Zahlungsaufforderung ist ein freiwilliges Dokument mit Erinnerungsfunktion. Sie kündigt dem Kunden ein „Da war noch was“ an, ohne dass dieser in Verzug gerät. Reagiert er auf die Zahlungserinnerung nicht, obliegt es dem Unternehmer, eine weitere Zahlungserinnerung oder sofort eine Mahnung zu schicken. Durch den Erhalt einer Mahnung kommt der Kunde in Verzug, was Unternehmern das Einfordern von Verzugszinsen gestattet. Zuerst eine Zahlungserinnerung und dann eine Mahnung zu versenden, ist üblich, durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) aber nicht geregelt. Des Weiteren genügt eine einzige Mahnung, um bei Nichtzahlung ein gesetzliches Mahnverfahren anzustreben. Wie hoch die Mahngebühren für den Kunden ausfallen dürfen und was nicht umlagefähig ist, hat lexfree in einem Beitrag zum Forderungsmanagement zusammengefasst.

Mit diesen Eckdaten zur rechtlich gültigen Mahnung

Dass eine Mahnung wie die Rechnung und alle übrigen Dokumente auch eine gewisse Form hat, sollte für Unternehmer selbstverständlich sein. Immerhin repräsentiert dieses Dokument den Außenauftritt des Unternehmens, was sich unmittelbar auf das Image auswirkt. Wesentlich wichtiger aber sind die Daten, die in einer rechtlich validen Mahnung enthalten sein müssen.

Die unverzichtbarsten Punkte einer Mahnung sind:

• Bezeichnung des Dokuments mindestens mit dem Wort „Mahnung“ (ergänzungsfähig durch „erste“, „zweite“ bzw. „dritte“)
• Ausstellungsdatum
• Bezug zur offenen Rechnung (unter Angabe der Rechnungsnummer)
• Datum des ursprünglichen Zahlungsziels (siehe Rechnung)
• Verzugshinweis (welcher die Mahnung begründet)

Weiterhin sollte die Mahnung abermals mit einer Zahlungsaufforderung sowie einer neu angesetzten Zahlungsfrist versehen sein. Möchten Unternehmer Mahngebühren bzw. Verzugszinsen erheben, gilt es, diese in der Mahnung konkret zu benennen. Zu guter Letzt ist die offene Gesamtsumme (berechnet aus ursprünglichem Rechnungsbetrag und Mahngebühren bzw. Verzugszinsen) anzugeben. Eine Kann-Bestimmung ist das Ankündigen rechtlicher Schritte bei erneuter Nichtzahlung.

Fazit

Ob eine Mahnung überhaupt, mit oder ohne vorangegangene Zahlungsaufforderung geschrieben wird, kann vom Verhältnis zum Kunden abhängig gemacht werden. Bei notorischer Vergesslichkeit eines Kunden mit Zahlungswillen kann auch schon ein energisches Nachfassen des Unternehmers helfen.