Mit Zeiterfassung zu mehr Effizienz
Viele Arbeitnehmer stehen der Zeiterfassung skeptisch gegenüber, da sie sich durch diese von ihrem Arbeitgeber kontrolliert fühlen. Doch auch die Unternehmen sehen sich bei dem Thema zahlreichen bürokratischen Hürden gegenüber.
Allerdings wird in diesem Zusammenhang häufig vernachlässigt, dass sich mithilfe einer modernen Zeiterfassung die Effizienz im Unternehmen maßgeblich steigern lässt und Optimierungspotentiale schnell sichtbar werden. Welche Vorteile von der Zeiterfassung sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber ausgehen, erklärt der folgende Beitrag.
Transparente Steuerung und Messung im Unternehmen
Die Zeiterfassung geht mit dem großen Vorteil einher, dass sich die Steuerung und die Messung von Geschäftsprozessen mit dieser wesentlich transparenter und einfacher gestalten. So kann beispielsweise auf einen Blick erkannt werden, wie lange die Mitarbeiter für die Erstellung einer Rechnung oder eines Angebotes benötigen.
Mit modernen Anwendungen für die Zeiterfassung lassen sich ohne Aufwand Auswertungen erstellen, die in vielen Fällen für große Überraschungen sorgen. Von der Zeiterfassung geht schließlich ein überaus wichtiger Scheinwerfereffekt aus, der dabei hilft, vorliegende Missstände oder fehlerhafte Preiskalkulationen aufzudecken. Daneben sorgt allein die Messung der aufgewendeten Arbeitszeit dafür, dass produktiver gearbeitet wird – und das um circa 20 Prozent.
Die Zeiterfassung führt außerdem grundsätzlich dazu, dass sich die allgemeine Effizienz im Unternehmen maßgeblich steigern lässt und Aufgaben, die sich als Zeitverschwendung bezeichnen lassen, zukünftig eliminiert werden können. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich durch die Zeiterfassung standardisieren, sodass alle Mitarbeiter eines Unternehmens das gleiche Vorgehen an den Tag legen und die Ergebnisse so vorhersehbar werden. Dadurch bleibt wesentlich mehr Zeit, für die wirklich wichtigen Kernprozesse im Unternehmen.
Vorbehalte der Mitarbeiter gegen die Zeiterfassung
Ein Großteil der Zeiterfassungsanwendungen erfasst die gerade ausgeführte Tätigkeit automatisch. Mitarbeiter fürchten sich in diesem Zusammenhang davor, dass ihre PC-Nutzung durch den Arbeitgeber detailliert kontrolliert wird, was natürlich kaum zu einer entspannten und vertrauensvollen Arbeitsatmosphäre beiträgt.
Daher kommt es in hohem Maße darauf an, mit den Mitarbeitern gemeinsame Ziele für die Nutzung der Zeiterfassung zu definieren und ihnen die Angst zu nehmen, dass die Zeiterfassung lediglich das Ziel verfolgt, sie zu kontrollieren und Fehlverhalten aufzudecken.
Im Vorfeld ist so zu klären, welche Möglichkeiten durch die individuelle Softwareanwendung geboten werden und welche rechtlichen Vorgaben eingehalten werden müssen. Funktionen, die zu einem Vertrauensverlust führen, sollten grundsätzlich nicht aktiviert werden.
Effizienterer Einsatz von Ressourcen und Arbeitskraft
Anwendungen zur Zeiterfassung bieten verschiedene Funktionen und Möglichkeiten. So kann entweder nur die reine Arbeitszeit erfasst werden oder auch die kunden- beziehungsweise projektbezogene Auftragszeit. Einige Programme liefern außerdem einen direkten Nachweis darüber, dass der geltende Arbeitsschutz eingehalten wird.
Aus den dokumentierten Arbeitszeiten lassen sich mit einem professionellen Datenmanagement und einer entsprechenden Aufbereitung der Daten jedoch noch wesentlich mehr Informationen gewinnen. Sie erlauben es, wichtige Kennzahlen zu ermitteln und Unternehmensprozesse zu steuern. Der Unternehmenswert wird maßgeblich dadurch gesteigert, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen und die Arbeitskraft wesentlich effizienter eingesetzt werden.
Daneben wird durch die minutengenaue Abrechnung ebenfalls die Kundenbindung gestärkt und das Erstellen der Rechnungen vereinfacht. Handgeschriebene Stundenzettel, welche mühsam manuell übertragen und zusammengerechnet werden müssen, gehören mit modernen Zeiterfassungssystemen der Vergangenheit an. Die Arbeit lässt sich in der Regel auf einen einzigen Datenexport reduzieren.
