Lohnabrechnung online erstellen: So geht’s ganz einfach
Eine Lohnabrechnung im Browser folgt denselben Rechenregeln wie die Abrechnung auf Papier oder in der Steuerkanzlei. Anders sind der Ort, an dem die Daten eingegeben werden, und der Weg, auf dem die Ergebnisse Beschäftigte, Krankenkassen und Finanzamt erreichen. Kleine Betriebe, die bisher Stundenzettel sammeln und Unterlagen per Post weiterreichen, sparen damit jeden Monat mehrere Arbeitsschritte. Einfach wird die Aufgabe allerdings erst, wenn drei Dinge feststehen. Das sind der Pflichtinhalt jeder Abrechnung, die einmalig anzulegenden Stammdaten und die feste Reihenfolge des Monatslaufs. Offen bleibt dann nur noch die Zustellung, und auch dazu hat das Bundesarbeitsgericht inzwischen eine grundsätzliche Antwort gegeben.
Die Gewerbeordnung schreibt jede Abrechnung in Textform vor
Die Pflicht zur Abrechnung ergibt sich aus § 108 der Gewerbeordnung. Beschäftigte haben danach mit jeder Lohnzahlung Anspruch auf eine Abrechnung in Textform. Eine eigenhändige Unterschrift ist dafür nicht nötig. Das Dokument nennt den Abrechnungszeitraum und zeigt, wie sich das Entgelt zusammensetzt. Dazu gehören Zuschläge, Zulagen und sonstige Vergütungen ebenso wie Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse.
Die Entgeltbescheinigungsverordnung legt die Pflichtangaben fest
Die Einzelheiten regelt die Entgeltbescheinigungsverordnung. Erteilt wird die Bescheinigung für jeden Abrechnungszeitraum zusammen mit der Abrechnung, sofern sich gegenüber dem Vormonat mehr als nur der Zeitraum geändert hat. Beschäftigte können sie für Zwecke nach dem Sozialgesetzbuch und vor Sozial- und Familiengerichten verwenden. Zu den Pflichtangaben zählen:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Beschäftigtem, Geburtsdatum, Versicherungsnummer und Beginn der Beschäftigung
- Abrechnungszeitraum mit der Zahl der Steuer- und Sozialversicherungstage
- Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal und Steuer-Identifikationsnummer
- Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle, in der Regel die Krankenkasse
- steuerpflichtiger Arbeitslohn, Sozialversicherungsbrutto und Gesamtbrutto
- gesetzliche Abzüge, Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag
Außerdem trägt das Dokument den Hinweis, dass es sich um eine Bescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung handelt. Das Kirchensteuermerkmal dürfen Beschäftigte darin schwärzen.
Vor dem ersten Lauf werden die Stammdaten vollständig angelegt
Ein Programm rechnet nur so genau, wie es die hinterlegten Daten erlauben. Für jede beschäftigte Person braucht es Steuer-Identifikationsnummer, Versicherungsnummer und Krankenkasse sowie Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel, die den Versicherungsstatus abbilden. Hinzu kommen Eintrittsdatum, vereinbartes Entgelt, Wochenarbeitszeit und Bankverbindung. Für den Beitrag zur Pflegeversicherung ist außerdem die Zahl der berücksichtigungsfähigen Kinder einzutragen.
Steuerklasse und Freibeträge kommen elektronisch von der Finanzverwaltung
Steuerklasse und Kinderfreibeträge muss niemand abtippen. Das Programm ruft diese Lohnsteuerabzugsmerkmale über die Steuer-ID elektronisch bei der Finanzverwaltung ab. Liegen die Personaldaten bereits in einem anderen System, ist ein Dateiimport meist der sicherere Weg, weil er Zahlendreher bei langen Nummern vermeidet.
Erfassung und Probeabrechnung bereiten den Monatslauf vor
Sind die Grunddaten erfasst, wiederholt sich jeden Monat derselbe Ablauf in vier Schritten. Die Lohnsoftware von Paychex unterstützt den digitalen Monatslauf von der Erfassung über die Probeabrechnung und Freigabe bis zur Bereitstellung der Dokumente.
1. Die Änderungen des Monats erfassen
Am Anfang steht alles, was sich im Abrechnungsmonat verändert hat. Dazu gehören Stunden bei Stundenlohn, Mehrarbeit, Krankheits- und Urlaubstage, Einmalzahlungen sowie Ein- und Austritte.
Welche Regeln für Anordnung und Vergütung von Mehrarbeit gelten, fasst ein Beitrag über Überstunden im Job zusammen. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können in festen Grenzen steuerfrei bleiben, bei Nachtarbeit etwa bis 25 Prozent des Grundlohns. Sie gehören deshalb als eigene Lohnart in die Abrechnung. Stammen die Zeiten aus einer digitalen Zeiterfassung, übernimmt eine Schnittstelle sie in den Lauf.
2. Die Probeabrechnung mit dem Vormonat vergleichen
Vor dem endgültigen Lauf erzeugt das Programm eine Probeabrechnung. Der Vergleich mit dem Vormonat zeigt auffällige Differenzen schnell. Ändert sich ein Nettobetrag, obwohl keine Bewegung erfasst wurde, liegt der Grund oft in neuen Steuermerkmalen, einem Kassenwechsel mit anderem Zusatzbeitrag oder einem falsch gesetzten Schlüssel. In diesem Stadium sind Korrekturen noch folgenlos, denn weder Meldungen noch Zahlungen haben das Unternehmen verlassen.
Freigabe und Zustellung schließen den Lauf ab
3. Freigeben, melden und überweisen
Mit der Freigabe wird der Lauf verbindlich. Aus den Ergebnissen erstellt das Programm die Beitragsnachweise für die Krankenkassen, die Lohnsteuer-Anmeldung für das Finanzamt sowie die Meldungen zur Sozialversicherung und übermittelt sie elektronisch. Für die Auszahlung entsteht eine Zahlungsdatei, die der Betrieb in sein Onlinebanking lädt. Wann der Lohn fällig ist, legen meist Arbeits- oder Tarifvertrag fest. Ohne Vereinbarung ist ein Monatsgehalt nach § 614 BGB nach Ablauf des Monats zu zahlen.
4. Die Abrechnungen im Portal bereitstellen
Zuletzt erhalten die Beschäftigten ihre Unterlagen, und an dieser Stelle unterscheidet sich der digitale Weg am deutlichsten von der Papierabrechnung. Die Abrechnungen stehen in einem persönlichen Portal bereit, in dem jede beschäftigte Person nur ihre eigenen Dokumente einsehen kann. Dort lassen sich zusätzlich weitere Personalunterlagen wie ein Mitarbeiterhandbuch oder eine Zusatzvereinbarung hinterlegen, deren Übergabe später nachvollziehbar bleibt.
Das Bundesarbeitsgericht hält das digitale Postfach für ausreichend
Ob ein Portal die gesetzliche Textform wahrt, war umstritten. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte einer Verkäuferin recht gegeben, die weiterhin Abrechnungen auf Papier verlangte. Im Januar 2025 kam das Bundesarbeitsgericht zu einem anderen Ergebnis. Nach seinem Urteil zu Entgeltabrechnungen als elektronisches Dokument genügt der Arbeitgeber seiner Pflicht grundsätzlich mit einem passwortgeschützten digitalen Mitarbeiterpostfach, in dem die Abrechnung zum Abruf bereitliegt. Der Anspruch gilt als Holschuld. Der Arbeitgeber muss die Abrechnung also verfügbar machen, trägt aber keine Verantwortung dafür, dass sie bei der einzelnen Person ankommt.
Beschäftigte ohne Onlinezugang brauchen eine Alternative
Für die Praxis folgen aus dem Urteil zwei Punkte. Die berechtigten Interessen von Beschäftigten ohne privaten Onlinezugang sind zu berücksichtigen. Im entschiedenen Fall sah eine Konzernbetriebsvereinbarung dafür vor, dass sie die Dokumente im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Abschließend entscheiden konnte das Gericht noch nicht, weil offen war, ob der Konzernbetriebsrat für Einführung und Betrieb des Postfachs zuständig ist. Betriebe mit Betriebsrat regeln die Umstellung deshalb am besten gemeinsam mit dem Gremium.
Sachbezüge wie der Dienstwagen verdienen einen zweiten Blick
Die Grundvergütung ist meist der unkomplizierte Teil einer Abrechnung. Mehr Aufmerksamkeit verlangen Bestandteile, die nicht ausgezahlt werden und trotzdem Steuern und Beiträge auslösen. Typisch ist der Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf. Sein geldwerter Vorteil wird nach der Ein-Prozent-Regelung oder per Fahrtenbuch ermittelt. Er erhöht das steuer- und beitragspflichtige Brutto und wird vor der Auszahlung wieder abgezogen, weil kein Geld fließt.
Welche Rolle das Fahrzeug in der Vergütung spielen kann, zeigt ein Beitrag, der den Firmenwagen als strategisches Werkzeug für Arbeitgeber einordnet. Ähnlich sorgfältig sind Jobtickets, Gutscheine und Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zu erfassen. Dasselbe gilt für Ein- und Austritte mitten im Monat, bei denen das Entgelt anteilig berechnet wird.
Saubere Stammdaten machen die Online-Abrechnung zur Routine
Eine Lohnabrechnung online zu erstellen bedeutet vor allem, Daten einmal sauber anzulegen und jeden Monat in derselben Reihenfolge zu arbeiten. Was auf der Abrechnung stehen muss, geben Gewerbeordnung und Entgeltbescheinigungsverordnung vor. Die Probeabrechnung fängt die meisten Fehler ab, bevor Meldungen und Zahlungen das Haus verlassen. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts steht zudem fest, dass das passwortgeschützte Portal als Zustellweg grundsätzlich genügt, sofern Beschäftigte ohne eigenen Onlinezugang nicht außen vor bleiben.
