Vom Angestellten zum IT-Freelancer: Der Weg in die eigene Projektarbeit
Aus der Festanstellung heraus wirkt der Schritt überschaubar. Die fachlichen Aufgaben bleiben ähnlich, die Werkzeuge sind dieselben, und der Tagessatz am Markt liegt sichtbar über dem bisherigen Monatsgehalt. Den Ausschlag geben andere Punkte. Bindungen aus dem alten Vertrag, die steuerliche Einordnung, die vollständig selbst getragene Absicherung und die Frage, wie ein Auftraggeber die Zusammenarbeit sozialversicherungsrechtlich bewertet, entscheiden darüber, ob der Wechsel trägt. Diese Punkte lassen sich vor der Kündigung klären, danach werden sie teuer.
Der Ausstieg beginnt im bestehenden Arbeitsvertrag
Vor dem ersten Angebot steht die Durchsicht des eigenen Vertrags. Neben Kündigungsfrist, Resturlaub und einer möglichen Freistellung stehen dort meist zwei Klauseln, die den Start verzögern können. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist eine Nebentätigkeit häufig anzuzeigen oder genehmigungspflichtig, und eine Tätigkeit im Geschäftszweig des Arbeitgebers ist ohnehin ausgeschlossen. Erste Projekte parallel zur Kündigungsfrist anzunehmen, ist damit selten so unkompliziert, wie es aussieht.
Die zweite Klausel wirkt über das Vertragsende hinaus. Ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot bindet nur unter engen Voraussetzungen. Nach § 74 des Handelsgesetzbuchs, der für Arbeitsverhältnisse entsprechend gilt, braucht es die Schriftform und eine ausgehändigte, vom Arbeitgeber unterzeichnete Urkunde. Verbindlich wird die Abrede erst, wenn für die Dauer des Verbots eine Entschädigung von mindestens der Hälfte der zuletzt bezogenen vertragsmäßigen Leistungen zugesagt ist. Länger als zwei Jahre nach dem Ende des Dienstverhältnisses darf das Verbot nach § 74a HGB nicht reichen.
Eine Prüfung der Klausel vor dem Kündigungsschreiben lohnt deshalb. Fehlt die Entschädigung, ist das Verbot unverbindlich, und die Wahl bleibt beim Beschäftigten. Wer sich schlicht darüber hinwegsetzt, riskiert dagegen eine Vertragsstrafe. Daneben stehen oft Kundenschutz- und Abwerbeklauseln, die enger greifen als das Wettbewerbsverbot selbst und gerade den Weg zu den vertrauten Ansprechpartnern versperren.
Freiberuflich oder gewerblich, das entscheidet über die Steuerlast
Die Gründung selbst ist schnell erledigt, die Einordnung durch das Finanzamt weniger. Wer den Weg strukturiert angeht, findet in einer Übersicht dazu, wie es von der Gründungsidee zum Businessplan geht, die kaufmännische Seite. Steuerlich hängt vieles an einer einzigen Frage, nämlich ob die Tätigkeit als freier Beruf nach § 18 Einkommensteuergesetz gilt oder als Gewerbebetrieb.
Die Rechtsprechung erkennt eine ingenieurähnliche und damit freiberufliche Tätigkeit an, wenn die Arbeit auf einer vergleichbaren Qualifikation beruht, also auf einem einschlägigen Studium oder auf nachgewiesenen Kenntnissen in ähnlicher Breite und Tiefe. Konzeption, Entwurf und Entwicklung von Systemen fallen regelmäßig darunter. Reine Anwendungsbetreuung, Administration oder Schulung werden dagegen häufig als gewerblich eingestuft, und Mischtätigkeiten erhöhen das Risiko einer Umqualifizierung.
Die Einordnung wirkt sich unmittelbar aus. Gewerbliche Einkünfte lösen eine Gewerbeanmeldung, die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer und die Gewerbesteuer aus. Natürliche Personen haben dabei einen Freibetrag von 24.500 Euro, die Steuermesszahl beträgt 3,5 Prozent, und über § 35 EStG wird das Vierfache des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet, begrenzt auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer. In Gemeinden mit niedrigem Hebesatz gleicht diese Anrechnung die Gewerbesteuer weitgehend aus, in Großstädten mit hohem Hebesatz bleibt eine Restbelastung.
Für IT-Sätze ist die Kleinunternehmerregelung meist ohne Bedeutung. Nach § 19 Umsatzsteuergesetz bleiben Umsätze steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Ein einziges Projekt sprengt diese Grenze meist, und der Verzicht auf die Regelung bindet mindestens fünf Kalenderjahre.
Rechnungen laufen ab 2027 elektronisch
Ein Termin steht dabei fest im Kalender. Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format entgegennehmen können, und für das Ausstellen läuft die Übergangsfrist aus. Nach § 27 Absatz 38 UStG dürfen Umsätze des Jahres 2026 noch auf Papier oder in einem einfachen elektronischen Format abgerechnet werden. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 gilt das nur noch bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr, und auch diese Ausnahme endet am 31. Dezember 2027. Ein PDF im Anhang zählt dabei nicht als elektronische Rechnung, verlangt wird ein Format nach der europäischen Norm. Wer die eigene Buchhaltung ohnehin neu aufsetzt, wählt das Werkzeug gleich danach aus.
Die Absicherung wandert vollständig auf die eigene Seite
Mit dem letzten Gehalt endet der Arbeitgeberanteil. In der Krankenversicherung setzt sich die bisherige Mitgliedschaft nach § 188 Absatz 4 SGB V automatisch als freiwillige Versicherung fort, sofern nicht innerhalb von zwei Wochen nach dem Hinweis der Kasse der Austritt erklärt und eine andere Absicherung nachgewiesen wird. Der Beitrag bemisst sich danach an den gesamten Einnahmen, mindestens aber an einer fiktiven Untergrenze. Ein Wechsel in die private Versicherung senkt den Beitrag zu Beginn oft deutlich, lässt sich später jedoch kaum zurücknehmen.
Weniger bekannt ist die Rentenversicherungspflicht für Selbstständige. Nach § 2 Satz 1 Nummer 9 SGB VI sind Personen versicherungspflichtig, die regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten. Genau so sieht der Einstieg vieler IT-Freelancer aus, wenn das erste Mandat groß ist und lange läuft. Die Pflicht entsteht unabhängig davon, ob jemand sie kennt, und wird bei späteren Prüfungen rückwirkend geltend gemacht.
Hinzu kommen Berufsunfähigkeitsschutz, Haftpflicht und die Rücklage für Steuern, denn nach der ersten Veranlagung setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die quartalsweise fällig werden. Welche Hilfen den Start abfedern können, zeigt eine Übersicht zur finanziellen Starthilfe. Wer stattdessen aus dem laufenden Projektumsatz zahlt, gerät spätestens im zweiten Jahr in eine Doppelbelastung aus Nachzahlung und laufender Vorauszahlung.
Der Tagessatz ist keine Umrechnung des Gehalts
Ein häufiger Rechenfehler beim Wechsel liegt im Vergleich der Brutto-Beträge. Vom Tagessatz gehen zuerst die Posten ab, die vorher der Arbeitgeber getragen hat, dazu Urlaubs-, Feiertags- und Krankheitstage, die niemand vergütet. Weiterbildung, Hardware, Softwarelizenzen, Versicherungen, Buchhaltung und Steuerberatung folgen.
Sinnvoll ist deshalb eine Rechnung vom Jahresergebnis her. Zuerst steht der Betrag, der am Jahresende übrig bleiben soll, darauf kommen Vorsorge, Betriebskosten und Steuern, und erst die Summe wird auf die Tage verteilt, die sich realistisch verkaufen lassen. Zwei Posten fehlen in dieser Rechnung oft. Zahlungsziele von 30 bis 60 Tagen verschieben den Geldeingang um Wochen, und Projekte können früher enden als geplant. Beides gehört in die Kalkulation, nicht in die Hoffnung.
Der Preis steht zudem nie allein im Vertrag. Ein Dienstvertrag schuldet die Arbeitsleistung, ein Werkvertrag das abgenommene Ergebnis, und mit der Abnahme verschieben sich Gewährleistung und Haftung erheblich. Wichtig sind daneben eine Haftungsbegrenzung der Höhe nach, klare Regeln zu Rechten an den Arbeitsergebnissen und die Frage, ob Vertragsstrafen vereinbart sind. Bei Einsätzen über Vermittler gelten zusätzlich deren Rahmenverträge, die Kündigungsfristen und Abwerbeverbote enthalten und den direkten Weg zum Endkunden für die Zeit danach sperren können.
Wo Begleitung den Einstieg verkürzt
Für den Übergang aus der Anstellung heraus gibt es inzwischen spezialisierte Beratungsangebote. Eines davon ist Contracting Lab, ausgerichtet auf Fachleute aus Softwareentwicklung, Cloud und IT-Sicherheit. Gearbeitet wird an Zielkunden, Profil und Tagessatz, also an dem Teil, für den im laufenden Projekt selten Zeit bleibt.
Nach eigenen Angaben liegt der Schwerpunkt bei Contracting Lab auf der Vorbereitung des Übergangs. Die Vermittlung von Einsätzen gehört dort nicht zum Leistungsumfang, was den Vergleich mit Projektbörsen und Personaldienstleistern erübrigt.
Wer ein solches Programm bucht, sollte die Vertragsunterlagen vorher kennen. Verträge zwischen Unternehmern kennen kein Widerrufsrecht, Laufzeit und Zahlungsweise stehen fest, und geschuldet ist in aller Regel die Begleitung, kein Projektabschluss. Brauchbare Anhaltspunkte liefern eine schriftliche Leistungsbeschreibung, benannte Ansprechpartner und die Frage, woran sich der Fortschritt nach drei Monaten ablesen lässt.
Der Erwerbsstatus lässt sich vorab klären
Das größte Risiko des Wechsels liegt im Vertragsverhältnis selbst. Nach § 7a SGB IV können die Beteiligten bei der Deutschen Rentenversicherung Bund eine Entscheidung darüber beantragen, ob ein Auftragsverhältnis eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit ist. Entschieden wird nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls, und andere Versicherungsträger sind an das Ergebnis gebunden.
Zwei Varianten sind für Berufseinsteiger in die Selbstständigkeit wichtig. Auf Antrag entscheidet die Rentenversicherung bereits vor Aufnahme der Tätigkeit anhand der schriftlichen Vereinbarungen und der beabsichtigten Durchführung. Ändern sich diese Umstände bis zu einem Monat nach dem Start, ist das unverzüglich mitzuteilen. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt und stellt sich heraus, dass doch eine Beschäftigung vorliegt, beginnt die Versicherungspflicht erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung. Voraussetzung ist die Zustimmung des Betroffenen und eine eigene Absicherung für die Zwischenzeit.
Wer diese Frist verstreichen lässt, trägt das volle Risiko. Beiträge werden dann rückwirkend fällig, und der Auftraggeber darf den unterbliebenen Arbeitnehmeranteil nur bei den drei nächsten Entgeltzahlungen nachholen. Den Rest zahlt er allein. Bei Einsätzen über Vermittler kommt hinzu, dass die Rentenversicherung prüft, ob ein Beschäftigungsverhältnis zum Endkunden besteht, wenn Anhaltspunkte für eine Eingliederung in dessen Organisation vorliegen. Die Regelungen zur Entscheidung vor Aufnahme der Tätigkeit sind bis zum 30. Juni 2027 befristet.
Fünf Punkte vor dem ersten Projekt
Die folgende Reihenfolge hat sich vor der Kündigung bewährt:
- Wettbewerbsverbot, Kundenschutz und Nebentätigkeitsklausel im alten Vertrag prüfen lassen.
- Die steuerliche Einordnung der geplanten Leistungen klären und gegebenenfalls eine verbindliche Auskunft einholen.
- Kranken-, Renten- und Berufsunfähigkeitsschutz vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses regeln.
- Den Tagessatz vom gewünschten Jahresergebnis her kalkulieren, einschließlich Ausfallzeiten und Zahlungszielen.
- Beim ersten Projekt den Erwerbsstatus feststellen lassen, am besten vor Aufnahme der Tätigkeit.
Womit der Start steht und fällt
Am fachlichen Können liegt es in den seltensten Fällen. Der Wechsel scheitert an Fristen, die verstrichen sind, an Klauseln, die niemand gelesen hat, und an einer Kalkulation, die den Tagessatz mit dem Monatsgehalt vergleicht. Wer die vertraglichen und sozialversicherungsrechtlichen Punkte vor dem Absprung sortiert, kann sich danach auf die Projekte konzentrieren, für die der Schritt überhaupt gedacht war.
