Dienstag , 20. Oktober 2020
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Firmenevents für 2021 planen

In vielen Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, die großen Events für das Jahr 2021 zu planen. Seit Monaten hat die Corona-Pandemie die Unternehmen fest im Griff. Dennoch ermöglichen es die Vorgaben, Events zu feiern. Da die Ansteckungsgefahr im Innenbereich größer ist als an der frischen Luft, ist eine Planung im Außenbereich ratsam. Es können mehr Gäste zusammenkommen und es ist mehr Platz vorhanden. Ein wichtiger Faktor für die Planung ist das leibliche Wohl der Gäste. Die Versorgung mit Getränken und mit einem kleinen Imbiss lässt sich im Außenbereich sehr gut organisieren. Einer großen Beliebtheit erfreuen sich die Bratwurst vom Holzkohlengrill, kühle Getränke und eine Tasse Kaffee.

Die Organisation der Verpflegung

Foto: unsplash

Für die Verpflegung der Mitarbeiter und der Besucher bei einem Event können Sie einen Imbisswagen und einen Wagen für den Getränkeausschank mieten. Die Betreiber stellen die Wagen mit fachkundigem Personal. Verzichten Sie nicht auf den Ausschank von frischen Kaffeespezialitäten. Sie haben die Möglichkeit, ein
flexibel einsetzbares Kaffeemobil zu mieten. Das Coffee Bike ist nicht nur praktisch, sondern es ist auch ein auffälliger Hingucker. Es lässt sich als klassischer Kaffee-Imbiss nutzen. Alternativ ist ein mobiler Einsatz möglich. Dies empfiehlt sich bei Events, die sich auf einer großen Fläche verteilen. Beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit dem Ausschank des Kaffees. Da es sich bei dem Kaffeemobil um ein voll einsetzbares Fahrrad handelt, ist ein Standortwechsel kein Problem. So ist die frische Tasse Kaffee quasi überall vorhanden.

Zielgerichtete Planung von Events

Große Events bedürfen einer längeren Vorausplanung. Es ist wichtig, eine geeignete Location zu finden. Nicht immer bietet sich das Firmengelände für größere Feiern an. Mitunter ist es notwendig, einen geeigneten Platz zu mieten. Die Städte und Kommunen bieten verschiedene Möglichkeiten an. Wenn Sie den geplanten Termin zwingend realisieren möchten, ist es wichtig, dass Sie rechtzeitig buchen. Da viele Unternehmen, Vereine und Einrichtungen bereits Monate vorher planen, sind interessante Locations schnell ausgebucht. Dies sollten Sie bei Ihrer Planung im Hinterkopf behalten.

Weitere Dinge, die für die Planung wichtig sind:

* Ermitteln Sie die Anzahl der Gäste
* Versenden Sie die Einladungen rechtzeitig oder nutzen Sie Möglichkeiten der öffentlichen Bekanntmachung
* Sorgen Sie für ausreichend Speisen und Getränke
* Beachten Sie die gängigen Sicherheitskonzepte
* Organisieren Sie Einlagen für die Unterhaltung der Gäste

Grundsätzlich gilt, dass die Organisation besser klappt, je früher Sie planen. Bei einer frühen Planung haben Sie die Sicherheit, dass Sie eine stabile Versorgung der Gäste und ein abwechslungsreiches Unterhaltungsprogramm organisieren können. Je knapper die Zeit, desto größer ist die Gefahr von Engpässen. Und wenn eine umfassende Versorgung der Gäste nicht möglich ist, kann eine Terminverlegung notwendig sein.

Eventplaner für große Veranstaltungen beauftragen

Für sehr große Veranstaltungen ist es empfehlenswert, einen Eventplaner einzustellen. Dabei handelt es sich um Fachkräfte, die für die Organisation von Events viel Erfahrung mitbringen. Sie arbeiten mit dem Eventplaner eng zusammen und haben die Möglichkeit, individuelle Wünsche und Vorstellungen einzubringen. Änderungen im Ablauf sind in der Regel auch kurzfristig noch möglich. Überlassen Sie die Organisation einem Eventplaner, wenn Sie ein Fest bis ins Detail erfolgreich gestalten möchten.

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