Wieso brauchen Unternehmen ERP-Systeme?

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach neuen Wegen, um ihre Prozesse zu optimieren und ihre Leistung zu verbessern. Eine mögliche Lösung ist die Einführung eines ERP-Systems, das dazu beitragen kann, die Komplexität der Geschäftsprozesse zu vereinfachen und eine nahtlose Integration zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen zu gewährleisten.

Es stellt sich jedoch die berechtigte Frage, ob es für Unternehmen wirklich notwendig ist, ein ERP-System einzuführen.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Softwarelösunge, welche in unterschiedlichen Unternehmen zur Planung, Steuerung und Unterstützung der Geschäftsprozesse eingesetzt werden können. Verschiedene Bereiche wie zum Beispiel Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft uvm. werden durch eine Datenbasis miteinander vernetzt, wodurch die Verwaltung der betrieblichen Ressourcen erleichtert wird.

Enterprise Resource Planning umfasst neben der Planung auch die folgenden Arten von Aufgabenstellungen im Unternehmen:

• administrative
• dispositive
• überwachende

Die ständigen Veränderungen auf dem Markt und die Notwendigkeit sich diesen anzupassen, begründet den Einsatz einer umfassenden Strategie im Unternehmen.

Typische Reaktionen darauf sind z.B.:

✔ Streben nach Rationalisierung in allen Unternehmensbereichen mit dem Ziel der Kostensenkung bzw. Leistungssteigerung

✔ Konzentration auf die Kernkompetenzen

✔ Schnelle Anpassungsfähigkeit an Veränderungen der Unternehmensstruktur, z.B. durch:

• Reorganisations- und Neuorganisationsprojekte
• Unternehmensausgründungen
• Auslagerung ins Ausland
• Unternehmenszusammenschlüsse

Um diese Reaktionen schneller umsetzen zu können, ist der Einsatz von betrieblichen ERP-Anwendungssystemen von großer Bedeutung. Der Schwerpunkt solcher Systeme liegt vor allem in der Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse. 

Diese bringen die Ziele einer unternehmensweiten Strategie voran. Aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen Strategie und des IT-Anwendungssystems, wird der ERP-Begriff zumeist auch im Zusammenhang mit solchen Anwendungssystemen verwendet.

Vorteile eines ERP-Systems

ERP-Systeme bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sich in verschiedenen Bereichen ihrer Geschäftstätigkeit manifestieren.

Gemeinsame Datenbasis

ERP-Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen im gesamten Unternehmen (engl. Enterprise). Dies verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und Doppelerfassungen gehören der Vergangenheit an. 

Durchgängigkeit und Transparenz

ERP-Software ist modular aufgebaut und vernetzt Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen abrufen und profitieren von einheitlichen und vollständigen Informationen. Transparente Informationen stehen unternehmensweit zur Verfügung – schließlich erstrecken sich auch die Prozesse über das gesamte Unternehmen. Dadurch werden bereichsübergreifende Business Intelligence (BI)-Auswertungen möglich.

Prozessoptimierung

Bereits bei der Einführung eines ERP-Systems werden die Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Business Best Practices und die Einhaltung von Compliance-Regeln. Die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation erledigt das ERP-System gleich mit, denn es protokolliert alle Aktivitäten.

Die Anbieter von ERP-Software unterstützen ihre Kunden bei der Einführung neuer Module oder Systeme. Sie wissen, welche Anforderungen wie umgesetzt werden können. Achten Sie bei der Anbieterauswahl darauf, dass Ihr Softwareanbieter bereits andere Unternehmen aus Ihrer Branche im Portfolio hat. 

Zusammenarbeit verbessern

ERP-Systeme unterstützen die elektronische Zusammenarbeit (e-Collaboration) insbesondere durch Dokumentenmanagement- (DMS) und Projektmanagementsysteme. Durch Versionierung und Wiederherstellung können verteilte Teams über große Entfernungen hinweg mit denselben Dokumenten und Informationen zusammenarbeiten. Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse nach außen dringen.

Geschäftsgeheimnisse

Besseres Reporting für die Unternehmenssteuerung

Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen für das Management werden im ERP-System integriert und vernetzt. Dies ermöglicht flexible und aussagekräftige Berichte. Ein gutes ERP-System unterstützt sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen, die Sie selbst zusammenstellen. So entsteht ein maßgeschneidertes Reporting zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zum Sachbearbeiter sind alle Unternehmensebenen jederzeit auskunftsfähig.

Fehlerquellen eliminieren

Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, Übertragungsfehler und Inkonsistenzen entfallen. Rechnungen werden durch die ERP-Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Rechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling erhält keine widersprüchlichen Informationen zum gleichen Sachverhalt.

Zeitersparnis

ERP-Systeme ermöglichen eine rationelle Abwicklung von Prozessen. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten entfallen. Der Suchaufwand sinkt. Die Zeitersparnis ist auch ein Wettbewerbsvorteil. Dank prozessorientierter Arbeitsabläufe greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt Lohnstückkosten und Durchlaufzeiten – Sie arbeiten mit einem ERP-System effizienter und produktiver.

Kosten senken

Die Einführung von ERP-Systemen reduziert den Verwaltungsaufwand enorm, da Ihre Unternehmensprozesse reibungslos ineinander greifen. Just-in-time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Personalvorhaltung werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz, Büromaterial und vor allem Zeit.

Erfolgreiches Projektmanagement

Die 360-Grad-Sicht auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und Steuerung von Projekten. Die Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird vereinfacht. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, ist auch eine Deckungsbeitragsrechnung für Projekte schnell abrufbar.

Sie sehen – je mehr Module Sie in Ihr ERP-System integrieren, je mehr Funktionen Sie abdecken, desto mehr Nutzen ziehen Sie aus der Einführung dieser Software.

Mitarbeitermotivation

Lästige Routineaufgaben werden durch ERP-Software automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verspüren weniger Druck und mehr Arbeitszufriedenheit. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden leisten. Das motiviert und bindet wertvolle Fachkräfte an Ihr Unternehmen.

Herausforderungen bei der Implementierung eines ERP-Systems

Die Implementierung eines ERP-Systems kann jedoch auch Herausforderungen mit sich bringen. Hier sind einige der Herausforderungen, die Unternehmen bei der Implementierung eines ERP-Systems beachten sollten:

1. Hohe Kosten: Die Implementierung eines ERP-Systems kann mit hohen Kosten verbunden sein, einschließlich der Kosten für die Software selbst, die Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, Schulungen und Support. Jedoch gibt es mittlerweile auch kostenlose ERP-Systeme wie AvERP.
2. Komplexe Integration: ERP-Systeme erfordern eine komplexe Integration von verschiedenen Funktionen und Abteilungen, um sicherzustellen, dass alle Daten nahtlos zusammenarbeiten. Die Implementierung kann daher zeitaufwendig und komplex sein.
3. Änderungen im Geschäftsprozess: Die Implementierung eines ERP-Systems erfordert in der Regel eine Änderung der bestehenden Geschäftsprozesse. Dies kann zu Widerstand bei Mitarbeitern führen, die sich an neue Systeme und Prozesse anpassen müssen.
4. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen geschult werden, um das ERP-System effektiv nutzen zu können. Die Schulung kann zeitaufwendig und kostspielig sein, aber auch notwendig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.
5. Datensicherheit: ERP-Systeme enthalten oft sensible Daten, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass das System angemessen gesichert ist, um Datenverlust oder Datenlecks zu vermeiden.

Fazit

Generell können Unternehmen von einem ERP-System erheblich profitieren, da es zur Vereinfachung, Digitalisierung und Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse beiträgt. Durch die Einführung eines ERP-Systems können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe standardisieren und manuelle Tätigkeiten reduzieren. Dies führt letztendlich zu Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen.

Grundsätzlich ist ein ERP-System für nahezu jedes mittelständische Unternehmen von Vorteil. Ob ein ERP-System tatsächlich notwendig ist, hängt jedoch stark von der spezifischen Situation und der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens ab.