Schriftformerfordernis bei Verträgen und anderen Dokumenten

Täglich werden weltweit unzählige Verträge geschlossen. Teilweise ist es uns nicht einmal bewusst. Erwerben wir am Kiosk eine Zeitschrift, handelt es sich um einen Kaufvertrag. Mit dem Anruf in einem Restaurant zur Tischreservierung wird ein Reservationsvertrag eingegangen. Und wenn wir online Flug, Unterkunft sowie Mietauto buchen, erwachsen daraus gleich drei Exemplare: Transport-, Beherbergungs- und Mietvertrag. In einigen Fällen ist jedoch die Schriftform zwingend erforderlich, damit ein wirksamer Vertragsschluss vorliegt.

Welche Besonderheiten weist das Schriftformerfordernis auf?

Die gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der Schriftform finden sich in § 126 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Er beinhaltet beispielsweise, dass eine Vertragsurkunde entweder mit einem notariell beglaubigten Handzeichen oder durch Namenssignatur unterzeichnet werden muss. Erstere können einfache Kreuze, Paraphen oder Initialen sein. Daraus ergibt sich, dass per SMS, Fax oder Mail abgeschlossene Verträge nicht dem Schriftformerfordernis genügen. Es besteht die Möglichkeit, eine eilige Erklärung zur Wahrung einer Frist per Telefax zu übersenden. Jedoch ist diese unverzüglich im Original nachzureichen. Gleichfalls bedarf eine nachträgliche Vertragsänderung der Schriftform.

Firmenstempel – ein Muss für Unternehmen?

Gesetzlich gibt es zwar keine Vorschrift, dass Unternehmen einen Firmenstempel nutzen müssen, jedoch findet sich dieser häufig auf deren Verträgen. Er unterstreicht die Glaubwürdigkeit des Unterzeichners und vermittelt einen seriösen Eindruck. Darüber hinaus bietet er den Vorteil, dass die Vertragspartner die für sie relevanten Informationen wie beispielsweise die Bankverbindung unmittelbar mit einem Dokument erhalten. Gern gesehen sind Firmenstempel auf

• Verträgen mit Geschäftspartnern, Zulieferern und Kunden,
• Mietverträgen für Immobilien,
• Arbeitsverträgen und -zeugnissen,
• Kündigungen,
• Quittungen und Rechnungen.

Bei welchen Verträgen schreibt das Gesetz die Schriftform vor?

Das Schriftformerfordernis kann manchmal lästig sein, es dient jedoch vor allem dem Schutz der Vertragsparteien, beispielsweise vor unüberlegten Entscheidungen. Im Rechtsverkehr trägt die Schriftform zu Klarheit bei, weiterhin dient sie der Beweissicherung für einen tatsächlichen Vertragsschluss. Schriftformerfordernis besteht unter anderem für folgende Dokumente bzw. Verträge:

• öffentlich-rechtliche Verträge
• Arbeitnehmerüberlassungsverträge
• Schuldanerkenntnisse
• Abtretung von Rechten
• Ratenlieferungs- und Verbraucherdarlehensverträge
• Kündigungen von Arbeits-, Miet- oder Pachtverhältnissen
• viele einseitig verpflichtende Verträge, darunter Bürgschaften und Schenkungsversprechen (notarielle Beurkundung notwendig)

Ausschließlich, wenn für ein Rechtsgeschäft die Schriftform vorgeschrieben ist, gilt sie auch für eine mögliche Vollmachterteilung. In der Praxis wird jedoch fast ausnahmslos eine schriftliche Vollmacht gefordert. Grundsätzlich sollte man wissen, dass höhere Formerfordernisse ausnahmslos die niedrigeren ersetzen können.

Ersatz der Schriftform durch elektronische Alternative

Vom Gesetzgeber ist die Möglichkeit des Ersatzes der Schriftform durch die elektronische Variante vorgesehen (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB). Gemäß dem Signaturgesetz erfordert diese Vorgehensweise eine qualifizierte elektronische Unterschrift. Darüber hinaus müssen bei einem Vertragsabschluss alle Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument elektronisch signieren. Von dieser Alternative ausgenommen sind eine Vielzahl an Verträgen bzw. Dokumenten, darunter

• abstrakt Schuldversprechen und -anerkenntnisse
• Bürgschaftserklärungen,
• Kündigungen und Aufhebungen von Arbeitsverhältnissen,
• Leibrentenversprechen zur Gewähr familienrechtlichen Unterhalts,
• Verbraucherdarlehensverträge sowie die dazu erteilte Vollmacht

Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?

Bei der elektronischen Signatur erfolgt die fälschungssichere Zuordnung eines Datenschlüssels zu einem elektronischen Dokument. Die Funktionsweise stützt sich auf das sogenannte asymmetrische Verfahren. Vom Benutzer der elektronischen Unterschrift wird diese mit seinem persönlichen Schlüssel verschlüsselt. Zur Überprüfung der Echtheit kann die Entschlüsselung durch den öffentlichen Schlüssel erfolgen – er ist für jedermann uneingeschränkt zugänglich.

Vorteil von schriftlich geschlossenen Verträgen vor Gericht

Kommt es zu Streitigkeiten im Rahmen einer Vertragsabwicklung, die letztendlich vom Gericht entschieden werden müssen, haben Verträge in Schriftform eine hohe Beweiskraft. Liegt ein solcher nicht vor, kann beispielsweise eine Partei behaupten, dass überhaupt kein Vertrag mit dem Gegner zustande gekommen ist. Entscheidend für den Ausgang des Rechtsstreits wird damit die Klärung der Frage sein, ob ein Vertragsschluss gegeben ist oder nicht. Aufgrund der Tatsache, dass zwei unterschiedliche Ansichten vorliegen, muss das Gericht in der Regel Beweis erheben. In diesem Fall kommen nur der Augenscheins- und Urkundenbeweis in Betracht.

Wie hoch ist die Beweiskraft elektronischer Verträge?

Grundsätzlich gehen sie in Bezug auf den Beweiswert mit großer Rechtsunsicherheit einher. Elektronische Verträge sind praktisch nicht greifbar. Mangels Verkörperung verfügen sie über keine Geschichte. Infolge dessen sieht man ihnen eine mögliche Veränderung nicht an. Darüber hinaus gibt es keine Anhaltspunkte, die auf den wahren Erzeuger schließen. Aus diesem Grund stellt sich die Frage, ob elektronische Verträge über die gleiche Beweiskraft wie schriftliche verfügen können.