Montag , 26. Juli 2021

Druckkosten in Unternehmen: Wie können Unternehmen die Kosten senken und welche Vorteile bringt dies?

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Foto: Patricia Kopycinski

In den meisten Unternehmen wird heute trotz zunehmender Digitalisierung auch weiterhin täglich viel gedruckt. Dadurch kommen jedoch Kosten zusammen, die sich schnell summieren. Druckerpapier, Druckertinte und Energieverbrauch stellen einen hohen Kostenfaktor dar. Man kann an diesen Kosten mit einigen geschickten Maßnahmen jedoch leicht spare und dabei gleichzeitig der Umwelt etwas Gutes tun.

Warum sind Ausdrucke von Dokumenten in Unternehmen trotz Digitalisierung immer noch elementar?

Die Digitalisierung in Unternehmen schreitet immer weiter voran. Papierbasierte Arbeitsabläufe gehören jedoch auch weiterhin zum Arbeitsalltag in vielen deutschen Büros. Ein Drucker gehört auch weiterhin zur Standardausrüstung in den Büros. Fachleute gehen davon aus, dass Mitarbeiter effizienter arbeiten, wenn sie gedruckte Dokumente und Unterlagen zur Verfügung haben. Die meisten Menschen finden es auch heute noch angenehmer, ein bedrucktes Papier in den Händen zu halten, anstatt sich lediglich auf eine Ansicht auf dem Bildschirm beschränken zu müssen. Es konnte auch nachgewiesen werden, dass gedruckte Unterlagen das Konzentrationsvermögen eindeutig steigern können. Außerdem gibt es bestimmte Berufszweige, bei denen das gedruckte Dokument einen wichtigen Teil der Arbeitsabläufe darstellt, wie es beispielsweise im Rechts-, Finanz- und Logistikwesen der Fall ist.

Welche Dokumente werden besonders häufig in Unternehmen in gedruckter Form benötigt?

Es gibt eine ganze Reihe von gedruckten Dokumenten, die in Unternehmen heute zum Einsatz kommen. Dazu gehört beispielsweise der Schriftverkehr mit Kunden. Auch in der HR-Abteilung werden häufig gedruckte Akten angelegt. Viele Mitarbeiter drucken auch ein Dokument, das sie auf dem Computer erstellt haben, einfach auch gerne aus, um ein Korrekturlesen vorzunehmen. Verträge sowie finanzielle und rechtliche Dokumente werden ebenfalls gedruckt und in physischen Akten abgeheftet. Selbst Memos an Mitarbeiter werden auch heute noch lieber in gedruckter Form ausgegeben, als auf digitale Weise versendet. Auch wenn die Möglichkeit zur umfangreichen Digitalisierung heute in den meisten Unternehmen besteht, wird ein gedrucktes Dokument von der Chefetage bis zum Lehrling auch heute noch weiterhin oft vorgezogen.

Warum entstehen häufig unnötige Druckkosten in Unternehmen und warum sollten diese gesenkt werden?

Drucken ist durchaus kein preiswertes Vergnügen. Die Tinte, die zum Drucken gebraucht wird, ist oft kostspielig und auch die Papierkosten schlagen zu Buche. Doch ist man sich darüber meistens gar nicht im Klaren, wenn man schnell einmal ein Dokument zum Drucker schickt. Effizienz und Kostenbegrenzung ist heute ein wichtiges Ziel in den meisten Unternehmen. Das Drucken von Dokumenten ist mit Sicherheit ein Kostenfaktor mit einem hohen Sparpotential. Manche Dokumente können einfach digital bearbeitet werden, ohne ausgedruckt werden zu müssen. Außerdem können auch noch weitere Maßnahmen getroffen werden, um die tatsächlichen Kosten für jedes gedruckte Dokument zu senken.

Welche Möglichkeiten gibt es für Unternehmen, die Druckkosten zu reduzieren?

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Foto: Patricia Kopycinski

Beim Drucken zu sparen, ist oft leichter, als man denkt. Die folgenden fünf Tipps zeigen Ideen auf, wie Unternehmen monatlich größere Summen beim Drucken einsparen können:

  1. Originale Druckerpatronen und Toner sind sehr kostspielig. Es gibt jedoch auch Produkte von Drittanbietern, die oft nur einen Bruchteil des Preises kosten und trotzdem perfekt arbeiten. Darum sollten nach Möglichkeit günstige Druckerpatronen von Drittanbietern genutzt werden, um die Kosten zu senken.
  2. Papier gehört ebenfalls zu den Kostenfaktoren beim Drucken. Für die meisten innerbetrieblichen Dokumente kann jedoch preiswertes Universalpapier benutzt werden. Müssen wichtige Dokumente oder Geschäftsbriefe gedruckt werden, so kann dafür speziell Hochleistungspapier eingesetzt werden. Wer nur Hochleistungspapier verwendet, verdoppelt leicht unnötig die Papierkosten beim Drucken.
  3. Druckkosten können auch gesenkt werden, indem man hauptsächlich schwarz-weiß druckt. Dokumente mit Grafiken sehen zwar in bunten Farben gut aus, sind jedoch durchaus nicht immer erforderlich, um ihren Zweck zu erfüllen.
  4. Für interne Korrekturausdrucke und andere Dokumente, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, braucht der Ausdruck keine hohe Resolution. Deshalb sollte für solche Arbeiten die Druckqualität entsprechend reduziert werden.
  5. Nicht immer ist es nötig, ein komplettes Dokument zu drucken. Vielmehr können lediglich relevante Seiten gewählt und ausgedruckt werden. Zusätzlich kann hier auch ein Duplex-Druck (beidseitiger Drucker) genutzt werden. Dies reduziert den Papierverbrauch um 50%.

Ein kurzer Schlusskommentar…

Sparen beim Drucken ist in jedem Unternehmen möglich. Es erfordert lediglich ein wenig Überlegung und die nötige Disziplin, um Veränderungen durchzuführen. Man wird erstaunt sein, wie viel sich einsparen lässt, ohne dabei vollkommen auf gedruckte Elemente verzichten zu müssen.

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