Lohnabrechnung war noch nie so einfach

In Deutschland sind gewerbliche Arbeitgeber nach den Vorschriften der Gewerbeordnung verpflichtet, für ihr Personal eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung zu erstellen. Während größere Unternehmen und Konzerne über eigene Personalabteilungen mit einer Vielzahl von spezialisierten Mitarbeitern verfügen, so stellen sich kleinere und mittlere Betriebe häufig die Frage, ob sie die Lohnabrechnung selbst erledigen können oder ob es wirtschaftlicher und zweckmäßiger wäre, diese Aufgabe an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro abzugeben. Der folgende Beitrag informiert über die über heute verfügbaren Softwarelösungen in der Lohnbuchhaltung und beschreibt deren Funktionsumfang. Er hilft somit bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der Fremdvergabe oder Eigenerstellung der Entgeltabrechnung.

Inhaltliche Anforderungen an Lohn und Gehalt

Durch eine zunehmende Anzahl von Gesetzen, Kommentaren und Verordnungen sowie fortlaufend neue Rechtsprechung wird die Abrechnung des Gehaltes der Mitarbeiter nicht leichter. Neben dem Sozialversicherungsrecht gilt es, das Steuerrecht und die Beschäftigungsarten zu kennen. Dabei reicht das Spektrum von geringfügigen Beschäftigten über Übungsleiter bis hin zum unbefristet eingestellten Angestellten.

Um eine korrekte Abrechnung erstellen zu können, ist jedoch nicht nur die Kenntnis der entsprechenden Vorschriften vorauszusetzen, sondern es sind auch eine Vielzahl von Daten zu erheben. Dazu gehören in Deutschland unter anderem die Adressdaten des Beschäftigten, die Sozialversicherungsdaten, der Familienstatus einschließlich der Kinderanzahl und weitere Daten, wie zum Beispiel die Religion des Mitarbeiters. Um diese Anforderungen einhalten zu können und gleichzeitig eine effiziente Datenverwaltung zu ermöglichen, wird heute in der Regel auf ein Lohnabrechnungsprogramm zurückgegriffen. Allein dieses ermöglicht die ordnungsgemäße und wirtschaftliche Entgeltabrechnung.

Vorteile einer Lohnabrechnungssoftware

Wer eine Vielzahl von Mitarbeitern beschäftigt, der wird wissen, dass in der Lohnbuchhaltung Daten in großer Menge, sogenannte Massendaten, gesammelt werden müssen. Um diese effizient und sicher zu verwalten, ist es sinnvoll, eine elektronische Personalakte einzusetzen. Diese speichert die oben genannten Daten sicher ab und bezieht diese – sofern notwenig – in die Personalabrechnung mit ein. Zudem spart eine elektronische Personalakte (als Bestandteil eines Abrechnungssystems) Ressourcen und somit auch Geld.

Darüber hinaus ist bei der Nutzung eines Abrechnungsverfahrens eine fachgerechte Abrechnung gewährleistet. Moderne Abrechnungssysteme sind in der Lage, den Benutzer rechtssicher durch das Abrechnungsverfahren zu leiten.

Abrechnungsverfahren in der Praxis

Bei der Anwendung einer Lohnabrechnungssoftware sollte gewährleistet sein, dass ein automatischer Datenaustausch mit den Sozialversicherungsträgern und der Finanzverwaltung stattfindet. Zudem sollten Informationen für den Zahlungsverkehr in der Buchhaltung bereitgestellt werden, damit später eine unkomplizierte Überweisung durchgeführt werden kann.

Viele Abrechnungsverfahren bieten neben der Bereitstellung und Pflege des Programms auch noch einen Fachsupport an, der dem eigenen Betrieb bei besonderen Problemstellungen hilft. So bietet etwa das Verfahren von Sicherlohn.de gleich drei verschiedene Service Pakete an. Die Leistungsbreite reicht hier von einem geringen Fachservice bis hin zu einer umfangreichen Fachberatung. Insbesondere diese Nebenleistung ermöglicht der eigenen Personalverwaltung (auch bei kleinen Unternehmen) eine einfache und korrekte Entgeltabrechnung.

In der Praxis sollte neben einem guten Fachservice und einer umfangreichen Software jedoch auch auf die Bedienbarkeit geachtet werden. Diese hilft beim schnellen und intuitiven Arbeiten und somit auch beim Kosten sparen.