Tag der offenen Tür: Tipps für einen erfolgreichen Ablauf
Ein Tag der offenen Tür ist eine wunderbare Gelegenheit, um potenzielle Kunden, Geschäftspartner und die lokale Gemeinschaft einzuladen, einen Blick hinter die Kulissen Ihres Unternehmens zu werfen. Es ist eine Gelegenheit, Ihr Unternehmen zu präsentieren, Beziehungen aufzubauen und Ihr Netzwerk zu erweitern. Damit Ihr Tag der offenen Tür ein voller Erfolg wird, ist eine sorgfältige Planung und Vorbereitung entscheidend. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, dass Ihr Tag der offenen Tür zu einem vollen Erfolg wird.
1. Räumlichkeiten vorbereiten bzw. mieten
Idealerweise verfügen Sie selbst über die notwendigen Räumlichkeiten. So können Sie potenzielle neue Mitarbeiter, Interessierte, Investoren, Pressevertreter, usw. direkt durch Ihre heiligen Hallen führen und einen unverfälschten Eindruck vermitteln. Einladende Dekoration sowie vorbereitete Infostände sollten ebenfalls nicht fehlen. Bei größeren Gebäuden und verzweigten Gängen sind zudem Hinweisschilder nützlich, damit sich Ihre Gäste nicht verlaufen.
Alternativ lassen sich aber natürlich auch Räumlichkeiten anmieten, etwa, weil Ihr Betriebsgelände gerade renoviert wird oder sich noch im Bau befindet. In diesem Fall ist es jedoch hilfreich, wenn Sie eine Präsentation vorbereiten, die den Besuchern einen Einblick in die späteren Räumlichkeiten bietet.
2. Programm ausarbeiten
Ein gut durchdachtes Programm ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Tag der offenen Tür. Überlegen Sie, welche Aktivitäten Sie Ihren Gästen anbieten möchten, um sie zu unterhalten und über Ihr Unternehmen zu informieren. Dies könnte eine Führung durch Ihre Einrichtung, Produktvorführungen, Vorträge oder Workshops umfassen. Stellen Sie sicher, dass das Programm abwechslungsreich und für verschiedene Interessen ansprechend ist.
Dabei spielt es natürlich eine große Rolle, welches Ihr Zielpublikum ist. Ist mit Kindern zu rechnen, können Sie überlegen, ob Sie eine große Hüpfburg kaufen, um so einen ereignisreichen Tag für die ganze Familie zu kreieren. Passende Angebote finden Sie bei JB Hüpfburgen. Daneben können auch eine Malecke eingerichtet oder ein kleines Animationsprogramm auf die Beine gestellt werden.
3. Für anwesende Mitarbeiter sorgen
Ihre Mitarbeiter sind die Botschafter Ihres Unternehmens und spielen eine tragende Rolle während Ihres Tags der offenen Tür. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter gut informiert sind über das Programm, Ihre Produkte und Dienstleistungen und dass sie freundlich und professionell auftreten. Es kann auch hilfreich sein, spezielle Schulungen oder Briefings für Ihre Mitarbeiter vor dem Event anzubieten.
4. Catering und Technik organisieren
Die Verpflegung wird zweifelsohne ein wichtiger Bestandteil Ihrer Veranstaltung sein. Gut gestärkt bleiben Gäste erfahrungsgemäß länger und sind zudem interessierter, als wenn ein knurrender Magen ins nächstgelegene Restaurant zieht. Überlegen Sie, welche Art von Catering am besten zu Ihrem Event passt, ob es sich um Fingerfood, ein Buffet oder ein festliches Abendessen handelt. Vergessen Sie auch nicht, ausreichend Getränke anzubieten.
Darüber hinaus benötigen Sie sicher auch das ein oder andere technische Equipment, etwa Mikrofone, um Vorträge abhalten zu können, Laptop und Beamer, um Präsentationen zeigen zu können, eine Musikanlage sowie angepasste Beleuchtung. Vergewissern Sie sich auch, dass einer Ihrer Angestellten oder jemand Externes die Technik bedient.
5. Das Event bewerben
Damit Ihr Tag der offenen Tür ein einschlagender Erfolg wird, braucht es Gäste! Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie Social Media, E-Mail-Newsletter, Plakate und lokale Zeitungen, um Ihr Event zu bewerben. Erstellen Sie ansprechende Inhalte, die die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf sich ziehen und sie dazu motivieren, an Ihrem Event teilzunehmen.
6. Ein paar Worte zum Auftakt
Der Auftakt Ihres Tags der offenen Tür ist die perfekte Gelegenheit, um Ihre Gäste willkommen zu heißen und Ihnen einen Überblick über das Programm zu geben. Halten Sie eine kurze Begrüßungsrede, in der Sie sich bei allen für ihr Kommen bedanken und die Highlights des Tages vorstellen. An dieser Stelle bietet es sich auch an, besondere Gäste und Partner zu erwähnen und ihnen für ihre Unterstützung zu danken.
7. Gäste gezielt ansprechen und informieren
Scheuen Sie sich nicht, Ihre Gäste gezielt anzusprechen. In der Regel erwarten die Besucher sogar, angesprochen und mit Infomaterial versorgt zu werden. Halten Sie hierfür Broschüren, Flyer und Visitenkarten bereit und bieten Sie persönliche Beratungsgespräche an, ohne jedoch aufdringlich zu wirken.
8. Einen Fotografen engagieren
Ein professioneller Fotograf kann dazu beitragen, die Höhepunkte Ihres Tags der offenen Tür festzuhalten und schöne Erinnerungen für Ihre Gäste zu schaffen. Engagieren Sie einen Fotografen, der Erfahrung mit Eventfotografie hat und sicherstellt, dass wichtige Momente und Eindrücke dokumentiert werden. Diese Fotos können später für Marketingzwecke, auf Ihrer Website und in sozialen Medien verwendet werden.
9. Nachbereitung
Nach dem Ende der Veranstaltung geht es an die Nachbereitung. Dazu zählen etwa das Veröffentlichen einer Pressemitteilung sowie das allgemeine Auswerten des Events. Listen Sie auf, was besonders gut lief und was vielleicht auch schiefgegangen ist. So ermitteln Sie mögliche Verbesserungspotenziale und können zukünftige Events optimieren.
