Freitag , 20. Oktober 2017
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Die größten Fehler beim Planen eines Messestandes

Nun ist es endlich soweit. Ihr Unternehmen ist auf der Messe vertreten. Mit einem eigenen Stand. Sie haben sich die Veranstaltung ausgesucht, die für ihre Branche den größten Nutzen verspricht, haben auch einen Wettbewerbs-Check gemacht und nun geht es daran den Messestand zu planen. In diesem Artikel werden sie erfahren, wo die Gefahren beim Messebau liegen, welche Fehler man unbedingt vermeiden sollte.

Fehler 1: Vorbereitung und Planung haben geringe Priorität

Messebau und Planung des Messestandes beginnen lange vor dem Messetermin. Entscheidend für den Messeerfolg sind oftmals die Vorschriften der Veranstalter. Welche Größen werden zur Verfügung gestellt, mit welchen Materialien darf gebaut werden?

Eine genaue Planung und Einteilung der Präsentationsflächen macht sich bezahlt. Entscheiden sie, ob möglicherweise eine Küche notwendig ist. Wie groß das Materiallager sein soll und ob sie vielleicht einen eigenen Raum brauchen für Kundengespräche und vertrauliche Besprechungen?

Welche Fläche steht für Foto- und Filmaufnahmen zur Verfügung, auf welchen Flächen können Präsentationen gezeigt werden, Filme abgespielt werden?
Mit welcher Technik wollen sie Impressionen erzeugen, Emotionen wecken, Begeisterung auslösen und steht diese auch zur Verfügung?
Brauchen Sie eine Tonanlage mit Mikrofon, dürfen sie Musik spielen, haben sie – oder der Veranstalter – dies bei der GEMA beantragt?

Der Messestand sollte gut geplant sein
Foto: Bildarchiv ARKM

Wenn sie selbst die Ressourcen nicht bereitstellen können, weil sie weder das Wissen noch die Zeit dazu haben, dann organisieren Sie frühzeitig die Hilfe von Fachleuten. Für den Messebau benötigen sie möglicherweise Tischler, Elektriker, Caterer, Installateure, Dekorateure und mehr. Vielleicht auch Übersetzer und Hostessen. Eine Woche vor dem Ereignis ist es mit Sicherheit zu spät, sich darum zu kümmern.

Versichern beruhigt. Daher sollten sie sich nicht nur anhand der folgenden Punkte versichern, dass sie alles richtiggemacht haben, sondern auch daran denken, dass sie überprüfen ob ihre bestehenden Versicherungen auch das Messerisiko abdecken. Neben den klassischen Sicherheitslücken wie Feuer, Diebstahl und Transport kommt auch noch das Haftungsrisiko zum Tragen. Denken sie nur an den Fall, wenn sich ein Besucher an ihrem Messestand verletzt, weil ein Mitarbeiter unachtsam gewesen ist, ein Teppich eine Stolperfalle darstellt. Damit haben sie möglicherweise auch Bedarf für eine Versicherung, die ihnen Rechtsunterstützung bietet. In jedem Fall ist eine professionelle Beratung sehr zu empfehlen.

Fehler 2: Sie stellen sie ihren Messestand in den Schatten

Der Spruch „Wo viel Licht ist, ist auch viel Schatten“ gilt auch beim Messebau. Einerseits ist eine wirklich gute Ausleuchtung ein Service für den Kunden, denn sie wollen sicher, dass dieser ihre Produkte in einem „guten Licht“ betrachtet und deren Nutzen bewertet.
Andererseits lenkt die passende Lichtgebung, oder besser gesagt „Lichtumgebung“ das Interesse nahezu automatisch auf die von ihnen präferierten Werbeaussagen und Botschaften.

Neben der eingesetzten Technik (Halogenstrahler oder LED-Lampen) ist im Messebau die Platzierung das Thema schlechthin.
Manchmal kann es erforderlich sein, dass Beleuchtungskörper in größerer Höhe angebracht werden müssen. Man vergisst dann oft, dass man dazu auch eine geeignete Steighilfe wie Kräne oder Hubsteiger braucht, die rasch zur Verfügung stehen sollten – und dies nicht nur beim Auf- und Abbau, sondern auch während der Messe, da es möglich sein kann, dass Leuchtmittel gewechselt, Beleuchtungskörper neu justiert werden müssen.
Es empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, da ihre Botschaft auch durch die Abstimmung der Farbkomponenten auf den Punkt gebracht werden soll und daher mit ihrem Corporate Design stimmig zu gestalten ist.

Wenn Sie mehr Informationen dazu benötigen, dann finden sie diese hier

Fehler 3: Ohne Bewegung keine Bewegung bei ihrem Zielpublikum

Optische Reize und Bewegung sind für das Auge des Besuchers wie ein Magnet. Der richtig geplante Messebau zieht die Aufmerksamkeit an, durch bewegte Bilder, selbstdrehende Bildschirme und Displays, die über den Köpfen sichtbar werden. Das animiert auch die Besucher, sich zu bewegen. In ihre Richtung. Für die Anbringung und den Betrieb werden sie auch beim Messebau wieder technische Hilfen benötigen. Vielleicht können Sie auch mit anderen Messestand–Betreibern zusammenarbeiten um die Effizienz zu steigern.

Fehler 4: Sie heben sich mit ihrer Aussage nicht von der Masse ab

Wenn sie selbst schon mal eine Messe besucht haben, dann wissen sie wie viele unterschiedliche Eindrücke auf sie zu kommen – und wie wichtig es ist, dass der Messebau geplant und strukturiert erfolgt. Aber auch wie stark die Ablenkung durch diese unterschiedlichen Werbebotschaften sein kann. Und auch wie gleichförmig die unterschiedlichen Präsentationen sein können, weil man beim Messebau nicht auf die Diversität eingegangen ist.
Es genügt heutzutage nicht mehr, nur das Logo weit sichtbar zu anzubringen.

Ihre Werbebotschaft muss schnell und wirksam vom Auge in den Kopf des Kunden eindringen und dort einen prominenten Platz einnehmen, das heißt so interessant sein, dass nur ihre Botschaften auf dem Siegerpodest der Aufmerksamkeit stehen und nicht die ihrer Wettbewerber.
Was macht ihr Produkt, ihre Dienstleistung so einzigartig? Unvergleichlich. Prägnant. Erforderlich.
Mit welcher Botschaft ziehen sie die Interessenten für ihr Unternehmen magnetisch zu ihrem Stand? Das ist eine der entscheidenden Fragen, die sehr oft bei der Planung des Messeauftrittes untergeht. Und das kostet dann richtig Geld. Nach Untersuchungen machen hier rund 70 Prozent der Unternehmen, die sich von einem Messeauftritt eine Steigerung ihres Geschäftserfolges erwarten, die meisten Fehler.

Fehler 5: Verzichten sie auf Checklisten für ihren Messeauftritt

Sie haben sich entschlossen, dass ein Messeauftritt für ihre Zielgruppen der geeignete Weg ist, um ihre Produkte und Dienstleistungen zu präsentieren und ins rechte Licht zu rücken.

Unter den vielen Punkten, die dabei zu beachten sind, damit sie ihre gesteckten Ziele erreichen, gibt es einige sehr wesentliche Maßnahmen, die sie mit unterschiedlicher Gewichtung abarbeiten sollten.

  • Lokation, Platzierung: in welchem Produkt- / Branchenumfeld, werden sie am besten wahrgenommen. Für welche Produkte / Branchen bieten sie die richtigen Ergänzungen oder einen Mehrwert an.
    Präsentation: Wie präsentieren sie sich und ihr Unternehmen, was präsentieren sie und oft eine sehr wichtige Frage: was wollen sie nicht präsentieren. Möglicherweise gibt es etwas, was Kunden / Wettbewerber (noch) gar nicht sehen sollen.
  • Produkt: Welche Produkte zeigen sie in welcher Form: statisch, in Bewegung, zum Mitmachen, zum Selbermachen.
  • Promotion / Werbung: Wie haben sie im Vorfeld Zielgruppen, Kunden, Interessentengruppen aktiviert. Mit welchen Maßnahmen den Besuch der Messe schmackhaft gemacht. Welche verkaufsfördernden Aktionen haben sie bereits im Vorfeld gesetzt, welche Aktionen setzen sie am Messestand selbst. Die entscheidende Frage ist: Wie neugierig haben sie ihre Zielgruppe gemacht.
  • Personal: Wer macht mit, wie erfolgt die Vorbereitung und Einschulung.

Eine ganz wichtige Checkliste hat mit der Qualität des Personal zu tun, welches sie entsenden. Wählen sie mit Bedacht und frühzeitig aus. Sorgen sie auch für „Back-Ups“, wenn es einen Ausfall geben sollte. Niemand ist gegen Krankheit oder einen Unfall gefeit. Aber wenn ihr einziger Produktexperte ausfällt und sie keinen gleichwertigen Ersatz haben, ist dies dem Messerfolg sicher nicht zuträglich.

Planen und Organisieren sie frühzeitig nicht nur Produktschulungen, sondern geben sie ihren Mitarbeitern auch die Gelegenheit deren Sprache, das Ausdrucksvermögen, die Präsentationstechnik zu optimieren. Dieses „Schärfen der Säge“ kommt ihnen auch nach der Messe noch zu gute.
Legen sie die Kleiderordnung fest, lassen sie Namensschilder vorbereiten und erstellen sie eine Einsatzplanung und wer die Verantwortung für die korrekte Umsetzung hat. Anreise, Unterbringung und Verpflegung sind ebenso Teil des Checks für ihr Messepersonal.
Was wäre der beste Messebau, die beste Planung ohne Checkliste für den Transport zum Messegelände und die rechtzeitige Montage der Komponenten.

Fehler 6: Wir können uns Experten für die Gestaltung nicht leisten

Schade. Andere Frage: Können Sie es sich leisten, auf einen professionellen Dienstleister zu verzichten? Haben sie eine Bewertung gemacht, was sie der Messeauftritt kostet, wenn die gewünschten Ziele nicht erreicht werden, der Messerfolg ausbleibt?
Können sie sich das leisten?

Dennoch: ob mit oder ohne Experten – Sehr oft sind die folgenden Punkte nicht wirklich geklärt, oder einfach aus den Messeunterlagen der vergangenen Jahre kopiert. Ergo werden neue Entwicklungen, neue Leistungen in „alten Schläuchen“ – also so wie immer – präsentiert. Dabei kann es auch einfacher gehen, wenn sie sich folgende Fragen stellen:

  • Welche Botschaften wollen wir mit welcher Priorität unseren Besuchern und Kunden vermitteln?
    Wie machen wir die Botschaft sichtbar (Anzahl, Darstellung, Präsentation, Möglichkeit sich bereits vorab zu informieren?
  • Haben wir ausreichend Broschüren (aber nicht die vom letzten Jahr), Dokumentationen, Darstellung unserer Philosophie, unseres unvergleichbaren Kaufarguments?
  • Haben wir ein Manual für unser Corporate Design, das vom Briefpapier über die Visitenkarte bis zum Schuhputz des Standpersonals geht?
  • Haben wir eine Übersicht über das Werbematerial der Mitbewerber?
  • Haben wir beim Messebau darauf Rücksicht genommen, dass wir den Stand wiederverwenden können?
  • Kennen wir sämtliche veranstalterseitigen Vorschriften und Vorgaben für den Messebau? Den Plan der Halle und den Standort, die Infrastruktur und die gesetzlichen Bestimmungen?
  • Haben wir sämtliches Mobiliar, das wir brauchen. Wer kann uns Mietmöbel für den Messebau liefern, wo können wir zusätzliche Komponenten beschaffen?
  • Gibt es einen „Plan B“ für unvorhergesehene Ereignisse, wie Stromausfall, Internet – Störung und Ähnliches?

Mit dieser Liste von möglichen Fehlern für die Planung, den Bau und Betrieb eines Messestandes, stellen wir ihnen neben eine Hilfestellung zur Verfügung, damit diese Ereignis zu den Highlights des Jahres zählt. Damit sie damit den wirtschaftlichen Erfolg erzielen, den sie sich selbst, ihr Unternehmen, ihre Produkte und ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erwarten und sicher auch verdient haben.

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