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Personaleinsatzpläne und Schichten flexibel planen

Personaleinsatzpläne und flexible Schichten optimieren das Workforce-Management

Viele Unternehmen verhageln sich durch feste Schichten und starre Strukturen im Bereich der Personalplanung die Flexibilität ihres Workforce-Managements. Zwar lassen sich starre Dienstpläne mit festgelegten Schichten besonders strukturiert und einfach planen, gelten wirtschaftlich jedoch nicht als besonders effizient. Die flexible und wirtschaftlich effiziente Personalplanung zeichnet sich nämlich auch durch variable Schichten aus. Sie helfen Ihnen und Ihrem Unternehmen sich mit Ihren Mitarbeitern besser auf Eventualitäten und gegebenenfalls persönliche Belange abzustimmen und garantieren andererseits einen ungebrochenen Workflow, gerade zu Zeiten mit “Auftragsspitzen”.

Die Herausforderung für den Personaleinsatz besteht heutzutage darin, die persönlichen Belange Ihrer Mitarbeiter mit dem Arbeitsaufkommen und Auftragsspitzen zu vereinbaren. Starre Dienstpläne, die sich einfach und unkompliziert mit verschiedenen Auto-Vorlagen erstellen lassen, sind nicht mehr zeitgemäß und gelten schon lange als überholt. Auf ed-portal.de werden in diesem Bereich attraktive Lösungen für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung angeboten.

Worin besteht der Unterschied zwischen Personalplanung mit fixen und flexiblen Schichten?

Die Planung flexibler Schichten ermöglicht Ihnen den Anfang und das Ende einer Schicht variabel zu gestalten. Beginnt Mitarbeiter A laut Personaleinsatzplan um 08:00 Uhr mit seiner Arbeit, kann Mitarbeiter B um 09:00 Uhr beginnen. Beide Mitarbeiter arbeiten in der gleichen Schicht, obwohl ihre Arbeitszeiten deutlich voneinander abweichen und zeitversetzt anlaufen und enden.

Der starre Dienstplan, der sich durch feste Schichten auszeichnet, basiert auf festen Arbeitszeiten, die für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. In den meisten Fällen wird der starre Dienstplan im wöchentlichen Wechselmodell durchlaufen. Mitarbeiter A arbeitet in diesem Modell beispielsweise eine Woche in der Frühschicht und in der darauffolgenden Woche in der Mittelschicht. In der dritten Woche übernimmt Mitarbeiter A die Spätschicht und startet in der darauffolgenden Woche wieder mit der Frühschicht.

Die Vorteile der flexiblen Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzpläne und Schichtdienste können flexibel geplant werden.
Bildquelle: pixabay.com / © Mango Matte)

Auch wenn die starre Personaleinsatzplanung unter dem Aspekt der Transparenz als deutlich beliebter unter den meisten Mitarbeitern angesehen ist, sind flexibel geplante Schichtpläne ihnen deutlich überlegen. Je höher die Flexibilität im Bereich der Personalplanung ist, desto besser schneiden Unternehmen im Bereich Planungseffizienz, Service Level und Kostenersparnis ab. Häufig sind die Arbeitsverträge betreffender Branchen so gestaltet, dass der variable Arbeitszeitbeginn und dessen -ende flexibel gestaltet werden können. Dennoch scheuen sich verantwortliche Planer immer wieder von der bedarfsorientierten Arbeitszeitplanung Gebrauch zu machen. Als größter Vorteil der flexiblen Einsatzplanung ist die flexible Reaktion auf das zu erwartende Arbeitsvolumen (Bedarf) und dessen Abdeckung durch verfügbare Mitarbeiter anzusehen.

Um den großen Vorteil der flexiblen Schichtplanung etwas zu verdeutlichen, möchten wir Ihnen an dieser Stelle folgendes Beispiel geben. Stellen Sie sich vor, dass es in Ihrem Unternehmen in der Zeit von 10:00 bis 10:15 Uhr regelmäßig zu einer Überdeckung an Mitarbeitern kommt, es in der Zeit von 10:15 bis 10:30 aber regelmäßig zu einer Unterdeckung in Ihrem Personalplan kommt. Verschieben Sie nun den Arbeitsbeginn einiger Mitarbeiter um 15 Minuten nach hinten, erhöhen Sie die Effizienz Ihres Personaleinsatzplans.

Sie verschenken wertvolle Ressourcen, wenn Sie den Flexibilitätsvorteil, den Ihnen die flexible Schichtplanung garantiert, nicht wahrnehmen.

Wie lassen sich Personaleinsatzpläne und Schichten flexibel planen?

Die optimierte und flexible Einsatzplanung steht für Effizienz. Unter Einsatz herkömmlicher Software fällt die flexible Personaleinsatzplanung häufig schwer und verläuft weiterhin starr. Auto-Vorlagen, welche schnell und einfach via Excel bereitgestellt werden, gelten in diesem Bereich schon lange nicht mehr als effizient, da sie in ihrer Funktionalität häufig zu wenig Spielraum für Individualität lassen. Dies gilt sowohl aus unternehmerischer Sicht als auch aus Sicht Ihrer Mitarbeiter. Auch Mitarbeiter haben ein rotierendes Leben, welches nicht starr verläuft. Ändern sich in diesem Bereich also die Bedingungen ermöglichen flexibel gestaltete Schichtpläne auch die Anpassung und kurzfristige Reaktion auf geänderte Gegebenheiten Ihrer Mitarbeiter.

Hätten Sie gedacht, dass der Großteil befragter Mitarbeiter großer Unternehmen kleine Anpassungen und Änderungen im Schichtplan sogar begrüßen? Häufig erspart dieses Vorgehen nämlich auch einen arbeitszeittechnischen Jobwechsel, weil sich bestimmte Parameter im Privatleben der Mitarbeiter geändert haben.

Private Parameter, die sich nicht mehr mit starren Schichtplänen vereinbaren lassen. PEP-Software zur Personaleinsatzplanung ist ein Programm, das mehr kann. Milog konform können Sie mit der Software von edpep von eurodata Ihr Aufgabenmanagement verwalten und den Schichtplan erstellen. Edpep auf eurodata ist die Personaleinsatzplanungssoftware, die mitdenkt.

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