Organisation am Arbeitsplatz für effizienteres Arbeiten

Wer nach dem wohl verdienten Sommerurlaub an den Arbeitsplatz zurückkehrt, findet sich an seinem Schreibtisch nicht selten in einem Chaos aus Akten und aufgelaufener Arbeit wieder. Um diese Arbeit effizient zu bewältigen und schnell wieder in den Arbeitsrhythmus zu kommen ist eine vernünftige Organisation am Arbeitsplatz unabdingbar. Zu den Faktoren, mit denen dieses, insbesondere nach dem Urlaub ambitionierte, Vorhaben binnen kürzester Zeit gelingt, gehört neben der Büroausstattung aber auch die geistige Organisation der Arbeitsabläufe.

Planung ist entscheidend
Eines der Hauptprobleme, wenn nicht sogar das Hauptproblem, in der heutigen Arbeitswelt ist die ständige Ablenkung durch eingehende E-Mails, Kurznachrichten, Telefonate oder Kollegen, die auf einen kurzen Plausch mit der Kaffeetasse vorbeischauen. Dabei setzt jede Unterbrechung die Effizienz der eigenen Arbeitsleistung massiv herab und führt statistisch dazu, dass es jedes Mal bis zu einer Viertelstunde dauert, bis die Konzentration wieder vollständig der ursprünglichen Aufgabe zukommt. Um dies zu verhindern, ist es ratsam einem strukturierten Arbeitsablauf zu folgen, der sich klassischer Mittel wie einer To-Do-Liste bedient, mit der die Zeiteinteilung deutlich leichter fällt. Wer in diesem Zusammenhang nicht auf handschriftliche Notizen zurückgreifen möchte, kann sich auch diversen Zeitmanagementprogrammen bedienen. Insbesondere für Selbstständige, Freiberufler und Mitarbeiter in leitender Funktion ist die vorherige Planung des Arbeitstages anhand von Meilensteinen, die über- und untergeordnete Ziele kennzeichnen, zudem unabdingbar.

Hochwertige Büromaterialien erhöhen Arbeitseffizienz
Die Planung ist allerdings nur die halbe Miete zur effizienten Büroarbeit, denn ohne die entsprechenden Materialien und die richtige Ordnung am Arbeitsplatz lässt es sich nur halb so effizient arbeiten. Im Fokus steht dabei ein Klassiker unter den Büromaterialien, das Ablagesystem. Trotz diverser technischer Innovationen gibt es bis dato keinen effektiveren Ansatz, das Chaos zu minimieren, die Arbeit zu strukturieren und damit selbst bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten. Eine Ablage mit mindestens drei Fächern, in der noch zu bearbeitende, in Bearbeitung befindliche und bereits bearbeitete Dokumente abgelegt werden, sollte demzufolge in keinem Büro fehlen. Des Weiteren helfen Akten- und Hängeordner dabei, Papierstapel auf dem Schreibtisch zu vermeiden und Projektunterlagen griffbereit und thematisch geordnet aufzubewahren. Materialien wie diese und viele weitere Büroartikel, die die Arbeit deutlich effizienter gestalten, können bei Fachhändlern wie Engelbert Strauss bezogen werden.

Ordnung ist das halbe Leben
Nicht zu unterschätzen ist auch der Einfluss, den ein aufgeräumter Arbeitsplatz auf die Effizienz der Arbeitsprozesse hat. Wer also dazu neigt, Kaffeetassen und Gläser auf dem Tisch zu sammeln oder benutzte Utensilien nicht wieder an ihren Platz zu räumen, verschenkt Studien zur Folge sowohl Potenzial in Bezug auf die Arbeitseffizienz als auch auf die Gedankenhygiene, die strukturiertes und konzentriertes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht. In der Praxis sollte also immer dafür gesorgt sein, dass der Arbeitsplatz stets aufgeräumt ist. Darüber hinaus macht es Sinn, Utensilien, die häufig benötigt werden, mit einem festen Platz auf dem Schreibtisch zu versehen und immer in Griffweite aufzubewahren. Im Gegenzug verschwindet alles, was nur selten oder gar nicht benötigt wird, in den Schreibtischschubladen oder außerhalb des Büros. Wer sich unter dem Strich auf die Planung seines Arbeitstages einlässt, auf seinem Schreibtisch eine klare Grundordnung hält und sich darüber hinaus hilfreicher Büromaterialien bedient, wird feststellen, dass seine Arbeitseffizienz deutlich ansteigt, sodass zudem noch Zeit für einen entspannten Plausch unter Kollegen bleibt.