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GoBD-Verfahrensdokumentation für Unternehmen eine Pflicht

Verfahrensdokumentation nach der GoBD für Unternehmen notwendig

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, müssen von Unternehmen in der Form einer Verfahrensdokumentation seit dem 01. Januar 2017 nachweislich erbracht werden.

Die Verfahrensdokumentation dient zum Verständnis aller Verfahrensbestandteile der Buchführung. Sie erbringt ebenfalls den Nachweis, dass die Grundsätze der sogenannten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, eingehalten werden. Am 01. Januar 2017 ist die GoBD in Kraft getreten.

Quelle: stevepb/Pixabay.com

„Wir empfehlen dringend, eine Verfahrensdokumentation im Unternehmen zu erstellen. Dadurch werden die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt. Gleichzeitig ergibt sich die Chance, Prozessabläufe zu überprüfen und zu optimieren“, sagte die Geschäftsführerin von Bubolz & Bartsch, einem Steuerberater aus Lübeck.

Die Verfahrensdokumentation umfasst alle firmeninternen Abläufe in der Verwaltung. Es beginnt bei der Erstellung von Lieferscheinen, Angeboten und Rechnungen und endet bei der Bezahlung und Ablage der Eingangsrechnungen. Grundsätzlich sollte die Verfahrensdokumentation folgende Teile beinhalten:

  • Eine allgemeine Beschreibung, in der Dokumentation, Aufbau- und Ablauforganisation erläutert werden.
  • Eine Anwenderdokumentation, in der die Kernprozesse beschrieben werden.
  • Eine technische Systemdokumentation, in der Hard- und Software-Komponenten sowie die Kassensysteme verdeutlicht werden.
  • Eine Betriebsdokumentation, in der Zugangskonzept, IT-Sicherheit und Datenschutz erklärt werden.

Muster-Verfahrensdokumentation vorhanden

Eine Verfahrensdokumentation ist verpflichtend zu erstellen. Das gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, Rechtsform oder Branche, in der das Unternehmen tätig ist.
Zur Unterstützung der Unternehmer hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. eine „Muster-Verfahrensdokumentation zur geordneten und sicheren Belegablage“ auf deren Webseite zur Verfügung gestellt. Die von der Finanzverwaltung geforderte Pflichtdokumentation sollte so leichter zu erstellen sein.

Nachteile bei nicht ordnungsgemäßer Buchführung

Die Vernachlässigung der Verfahrensdokumentation kann dazu führen, dass Hinzuschätzungen der Besteuerungsgrundlagen von fünf bis zehn Prozent der Umsätze vorgenommen werden. Dies wird nach einer Empfehlung des Bundesfinanzhofes so gehandhabt.

Speziell Branchen, in denen mit viel Bargeld gehandelt wird, stehen im Fokus der Finanzverwaltung, was sogar bis hin zu unangemeldeten Überprüfungen der Kassenführung sowie der Dokumentation des Kassensystems durch Betriebsprüfer vor Ort führen kann.

Im Rahmen einer Betriebsprüfung kann eine unvollständige Verfahrensdokumentation sogar zur Verwerfung der gesamten Buchführung führen. Dies geschieht in der Regel, wenn die entstandenen Datenbestände aus dem Kassensystem als nicht nachvollziehbar und nachprüfbar bewertet werden.
Es ist daher zu empfehlen, die Verfahrensdokumentation nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, sondern sie vielmehr als Möglichkeit zur Kontrolle von internen Prozessabläufen zu nutzen. Außerdem kann sie bei der Steuererklärung eine nützliche Hilfestellung bieten.

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