Nach einer Jahresstudie der GPM, der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. scheitern über 60% der durchgeführten Projekte an schlechter Kommunikation und Information sowie an unklaren Anforderungen. „Auch in der täglichen Fachbereichsarbeit fressen“ nach einer Arbeitseffizienzstudie der AKAD Hochschule Leipzig nach Einschätzung der Befragten „E-Mails und unproduktive Meetings 2 von 5 Arbeitstagen“.
Und es wird noch schlimmer
Die Trendkurve bestehender Ineffizienzen und schlechter Ergebnisse im Projekt- und Tagesgeschäft dürfte eher weiter nach oben zeigen anstatt abzunehmen. Durch die vom Markt an die Unternehmen herangetragenen, neuen Anforderungen bei zunehmendem Kostendruck durch Globalisierung etc. dürfte die Zahl von Investitionsprojekten in den kommenden Jahren auch im Mittelstand stark zunehmen, sagt Diplom Ökonom Frank Mercier, Experte für Verbesserung von Arbeitsorganisationen und -prozessen.
Klassische Formen der Arbeitsorganisation und Kommunikation versagen zunehmend
Der klassische Arbeitsprozess (top-down) und der entsprechende Reportingprozess (bottom-up) bergen schon „naturgemäß“ Probleme bspw. mit Blick auf Zeit- und Genauigkeitsverlusten. Daten werden nicht von realen Arbeitsergebnissen abgeleitet und Informationen enthalten über den Reportingweg auch immer einen „Interpretationsanteil“. So werden Entscheidungen auf Basis verspäteter und ungenauer Informationen getroffen, sind entsprechend fehlerbehaftet und führen zu weiteren Ineffizienzen im Gesamtsystem… usw.
“Die Geschäftsleitung eines unserer Kunden – einem namhaften Textilunternehmen, bekommt erst Mitte des Monats die Zahlen aus dem Vormonat vorgelegt, um damit ein sehr schnelldrehendes Business zu managen. Ein unhaltbarer Zustand und die schlechten Zahlen sprechen eine eindeutige Sprache.“ sagt Mercier.
Die wichtigsten Mitarbeiter stehen kurz vor dem Burn-out
Darüber hinaus steigt mit zunehmender Einbindung der Mitarbeiter in Projekte auch deren Arbeitsbelastung – hier besonders für die sog. Brainworker im Unternehmen. Das sind i.d.R. die wertvollsten und zumeist auch die teuersten Mitarbeiter bzw. Manager mit langjähriger Erfahrung und speziellen Fähigkeiten. Es sind auch diejenigen, die die vom Markt geforderten Veränderungsprozesse im Unternehmen mitgehen können und mitzugestalten in der Lage sind. Da Innovationen zumeist mit Projekten umgesetzt werden, sind diese Mitarbeiter neben ihren Fachbereichsaufgaben auch mit stark zunehmender Tendenz in unterschiedlichsten Projekten eingesetzt und müssen sich in beiden Arbeitsbereichen organisieren.
Industrie 4.0 und Digitalisierung lösen das Problem nicht
Vor dem Hintergrund dieser schon bestehenden Probleme schauen viele Unternehmen „in einer Flucht nach vorn“ auf die neuen Trend-Themen und erhoffen sich hierdurch Verbesserungen. Dabei sollte aber immer gesehen werden, dass die 4.0 Ansätze vor allem auf die Kernwertschöpfungsprozesse und Produkte abzielen und auf Ebene der Business-Execution (Produktion, Point of Sales etc.) wirken – also in den Bereichen, wo man in der Vergangenheit ohnehin das Rationalisierungspotenzial weitestgehend ausgeschöpft hat.
Die Brainworker bilden aber eben die Zwischenschicht zwischen Kapital und Execution und werden von den meisten Ansätzen wenig oder überhaupt nicht profitieren. Aussagen wie: „Ich habe gestern 10 Stunden gearbeitet und dann noch E-Mails gemacht und SAP etc. gepflegt!“ prägen das Alltagsbild.
Gute Nachrichten: Es existieren einfache Maßnahmen, das Innovationspotential zu steigern
Das Dilemma scheint für viele Unternehmen auch im Mittelstand unüberwindbar, da man vor dem Hintergrund bestehender Probleme auch noch innovieren muss. Entsprechende Organisations- und IT Projekte sind aber teuer und belasten zusätzlich die Brainworker.
Es gibt aber heute schon Technologien und Verfahren, mit denen man rasch anfangen kann, aus diesem Teufelskreis sukzessive auszubrechen.
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